Việc lựa chọn Văn phòng cho thuê truyền thống hay Văn phòng chia sẻ là một vấn đề nhức nhối của các doanh nghiệp hiện nay bởi mỗi hình thức đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Do đó, hôm nay bài viết này sẽ giúp các bạn có bức tranh tổng quan hơn về đặc điểm của Văn phòng cho thuê truyền thống và Văn phòng chia sẻ.
1. Khái niệm
– Văn phòng truyền thống: là mô hình văn phòng khá cơ bản, thuộc sở hữu của một doanh nghiệp duy nhất và không có sự chia sẻ không gian làm việc với bất cứ công ty nào. Nếu để ý kỹ, bạn có thể thấy mô hình này có ít hoặc không có đồ nội thất thông minh và mang tính sáng tạo nhiều.
– Văn phòng chia sẻ: là một khái niệm cho phép đơn vị sở hữu hay đơn vị quản lý văn phòng có không gian, diện tích dư thừa hoặc máy móc, thiết bị không sử dụng nhiều có thể chia sẻ với một công ty khác. Sau này, mô hình văn phòng chia sẻ ngày càng phát triển và được biết đến với cái tên Văn phòng trọn gói (Full-serviced Office) là một hệ thống văn phòng hoàn hảo cung cấp cho doanh nghiệp thuê một diện tích văn phòng đầy đủ các tiện ích như phòng họp, sảnh tiếp khách, trà nước, lễ tân và địa chỉ kinh doanh.
2. Ưu điểm, nhược điểm của Văn phòng truyền thống
2.1. Ưu điểm
– Thuộc sở hữu của một doanh nghiệp duy nhất nên hình thức này có tính bảo mật cao
– Pháp lý cụ thể, rõ ràng
– Nâng cao độ uy tín với đối tác và khách hàng: Vì văn phòng truyền thống có địa chỉ cụ thể, rõ ràng nên điều này giúp nâng cao niềm tin cho đối tác và khách hàng của công ty
– Doanh nghiệp có thể tự do sắp xếp, bài trí không gian, nội thất theo tiêu chí, phong thủy, văn hóa của doanh nghiệp
– Doanh nghiệp tự do sử dụng không gian tùy theo ý muốn mà không bi giới hạn
– Dễ dàng xây dựng văn hóa doanh nghiệp
– Tùy trường hợp mà mô hình này có thể tối ưu chi phí hơn.
2.2. Nhược điểm
– Chi phí thuê mặt bằng cao, dài hạn
– Chi phí đầu tư ban đầu cao
– Hạn chế mở rộng mối quan hệ: Trong văn phòng truyền thống, các nhân viên sẽ được phân chia không gian bằng vách ngăn, cửa kính. Vì việc, việc giao tiếp, trao đổi giữa các nhân viên sẽ bị hạn chế hơn
– Nhân viên cảm thấy gò bó, ngột ngạt, dẫn đến hiệu quả công việc kém
– Thời gian gia hạn hợp đồng của mô hình văn phòng làm việc này từ 2-5 năm, khá lâu cho những dự định của một doanh nghiệp.
3. Ưu điểm, nhược điểm của Văn phòng chia sẻ
3.1. Ưu điểm
– Không gian mở, các nhân viên dễ dàng trao đổi, kết nối với nhau. Các doanh nghiệp cũng có thể xây dựng mối quan hệ hợp tác khi thuê hình thức này
– Không gian làm việc nhiều ánh sáng giúp nhân viên có sự sáng tạo hơn
– Có các khu vực phụ trợ như pantry, phòng tiếp khách, phòng họp, phòng game,..
– Có sẵn trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, tùy theo từng nhu cầu đều đáp ứng được
– Chi phí ban đầu thấp
– Thời hạn hợp đồng linh hoạt ngắn hoặc dài hạn, thanh toán ngắn hạn phù hợp với các doanh nghiệp có số vốn nhỏ
– Không phát sinh các chi phí nhỏ hay chi phí ẩn
– Có khả năng mở rộng diện tích đối với các doanh nghiệp phát triển nhanh
3.2. Nhược điểm
– Các doanh nghiệp phải dùng chung thiết bị, tiện ích
– Không đảm bảo tính chuyên nghiệp nhất định khi làm việc với khách hàng
– Độ bảo mật của doanh nghiệp không cao
– Không có nhiều cơ hội thể hiện thương hiệu riêng trong môi trường làm việc chung